Assistant / Assistante de direction
Emploi Administrations - Institutions
Étiolles, 91, Essonne, Île-de-France
L'agent assiste la responsable administrative dans l'exécution des missions administratives de services techniques. A ce titre, il recueille et traite toutes les informations nécessaires au bon fonctionnement du service et il suit les dossiers.
Secrétariat des services techniques et urbanisme :
Accueille et renseigne le public au sein du service (physique et téléphonique),
Assure le traitement du courrier et des mails arrivés (diffusion, réponse, suivi, etc.),
Gère les agendas de l'équipe et des élus en charges des domaines techniques (prendre et organiser les rendez-vous et les réunions),
Actualise et suit les tableaux de bord du service et notamment le tableau de suivi des interventions,
Assiste le directeur des services techniques et urbanisme sur les dossiers (prise de note, rédaction et saisi de tout type de documents, mise à jour des documents, .) puis en assure le classement et l'archivage,
Prépare les actes du service soumis à l'affichage règlementaire,
Etablie les documents administratifs nécessaires aux prêts de matériel et en effectue la saisie sur le progiciel dédié,
Assure la gestion des clés et l'attribution de ces dernières aux partenaires extérieurs,